Digitaler Mandanten-Assistent für Steuerkanzleien
Vollständige Mandantenunterlagen, ohne ständiges Nachfragen.
Der digitale Mandanten-Assistent sammelt Informationen und Dokumente strukturiert ein, erinnert automatisch an fehlende Unterlagen und bereitet jeden Vorgang für Ihre Kanzlei vor.
Konzipiert für den Kanzleialltag: klare Abläufe für Ihre Mandanten, nachvollziehbare Status für Ihr Team, und die fachliche Entscheidung bleibt vollständig bei Ihnen.
- Strukturierte Mandantenanfragen
- Automatische Unterlagen-Checklisten
- Weniger manuelle Rückfragen
Anfrage gestartet
Der Mandant wählt sein Anliegen.
Positionierung
Spezialisiert auf den Weg der Unterlagen vom Mandanten in die Kanzlei
AutomateWerk ist keine allgemeine Automatisierungsagentur. Wir arbeiten an genau einem Abschnitt Ihres Kanzleialltags: der Zusammenarbeit zwischen Mandant und Kanzlei bei der Beschaffung von Informationen und Unterlagen. Diesen Abschnitt gestalten wir strukturiert, nachvollziehbar und für beide Seiten entlastend.
An den Kanzleialltag angelehnt
Anfragearten, Rückfragen und Checklisten orientieren sich an den Vorgängen, die in einer Steuerkanzlei tatsächlich anfallen.
Für Mandanten ohne Hürde
Mandanten folgen einem geführten Ablauf im Browser – ohne zusätzliche Software und ohne technisches Vorwissen.
Für die Kanzlei nachvollziehbar
Jeder Vorgang zeigt, was vorliegt, was fehlt und was zuletzt passiert ist. Fachliche Entscheidungen treffen weiterhin Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Ausgangslage
Was in vielen Kanzleien täglich Zeit kostet
Die fachliche Arbeit ist selten das Problem. Aufwändig wird es meist davor: beim Zusammentragen der Unterlagen.
Unterlagen kommen per E-Mail, WhatsApp und Papier.
Jeder Kanal hat ein eigenes Format, eine eigene Ablage und eine eigene Erinnerungslogik – zusammengeführt wird am Ende von Hand.
Mitarbeiter fragen denselben Dokumenten mehrfach hinterher.
Nachfassen kostet Zeit, ist schwer zu dokumentieren und geht bei hoher Auslastung leicht unter.
Neue Mandanten müssen manuell aufgenommen werden.
Stammdaten, Zuständigkeiten und benötigte Unterlagen werden in mehreren Schritten erfragt und übertragen.
Niemand sieht sofort, was noch fehlt.
Der Stand eines Vorgangs liegt oft in einzelnen Postfächern statt an einer gemeinsamen Stelle.
Mandanten fragen regelmäßig nach dem Bearbeitungsstand.
Jede Statusfrage unterbricht die Bearbeitung und bindet zusätzlich Zeit im Team.
Keine dieser Situationen ist ungewöhnlich. Sie entstehen dort, wo Informationen unstrukturiert eintreffen.
Die Lösung
Ein digitaler Mandanten-Assistent für Ihre Kanzlei-Website
Der Assistent lässt sich künftig in die Website Ihrer Kanzlei einbinden. Mandanten starten dort ihr Anliegen, werden durch die relevanten Fragen geführt und erhalten eine persönliche Liste der benötigten Unterlagen. Ihre Kanzlei erhält den Vorgang strukturiert – statt in Einzelteilen über mehrere Kanäle.
- Führt Mandanten durch strukturierte Anfragen
- Stellt dynamisch die passenden Rückfragen
- Erstellt eine persönliche Unterlagen-Checkliste
- Bietet einen sicheren Weg für den Dokumenten-Upload
- Erkennt fehlende Informationen und Dokumente
- Erinnert Mandanten an offene Unterlagen
- Übergibt jeden Vorgang strukturiert an die Kanzlei
So funktioniert es
Vier Schritte vom Anliegen bis zum vorbereiteten Vorgang
Der Ablauf ist für Mandanten selbsterklärend und für Ihre Kanzlei jederzeit nachvollziehbar.
- 1
Der Mandant startet seine Anfrage.
Über die Website Ihrer Kanzlei wählt der Mandant sein Anliegen aus und beantwortet die dazu passenden Fragen.
- 2
Das System erstellt eine passende Checkliste.
Aus den Antworten entsteht eine persönliche Liste der Unterlagen, die für diesen Vorgang benötigt werden.
- 3
Fehlende Unterlagen werden automatisch nachgefordert.
Offene Positionen werden erkannt; der Mandant erhält freundliche Erinnerungen, die Ihre Kanzlei anpassen oder pausieren kann.
- 4
Die Kanzlei erhält einen vollständig vorbereiteten Vorgang.
Antworten und Dokumente liegen strukturiert und einheitlich benannt vor – bereit für die fachliche Bearbeitung.
Funktionen
Was der Assistent im Mandantenkontakt übernimmt
Die folgenden Funktionen beschreiben das Produktkonzept. Sie sind auf dieser Website als Darstellung abgebildet und nicht als nutzbare Anwendung.
Strukturierte Anfragen
Jede Anfrageart hat einen eigenen, klar definierten Ablauf.
- Neuer Mandant
- Einkommensteuererklärung
- Finanzbuchhaltung
- Jahresabschluss
- Einstellung eines Mitarbeiters
- Änderung bei bestehenden Mitarbeitern
- Allgemeine Anfrage
Dynamische Rückfragen
Abhängig von der gewählten Anfrageart werden nur die Fragen gestellt, die für diesen Vorgang relevant sind.
- Fragen richten sich nach dem gewählten Anliegen
- Nicht zutreffende Abschnitte entfallen
- Angaben lassen sich vor dem Absenden prüfen und korrigieren
Persönliche Checkliste
Aus den Antworten entsteht eine Liste der benötigten Unterlagen mit klaren Status.
- Lohnsteuerbescheinigung
- Versicherungsbescheinigungen
- Nachweise über Werbungskosten
- Nebenkostenabrechnung
- Spendenquittungen
- Unterlagen zu Kapitalerträgen
Status je Position
- fehlt
- hochgeladen
- in Prüfung
- vollständig
Dokumente ordnen
KI kann beim Sortieren unterstützen. Die Ergebnisse sind Vorschläge und ersetzen keine Prüfung.
- Dokumentart erkennen
- Steuerjahr erkennen
- Namen und Zeiträume auslesen
- Dubletten erkennen
- Möglicherweise fehlende Seiten markieren
- Möglicherweise falsche Dokumente kennzeichnen
Jede KI-Ausgabe ist ein Vorschlag. Unklare Fälle werden gekennzeichnet und müssen manuell geprüft werden.
Automatische Erinnerungen
Offene Positionen werden freundlich und in einem festgelegten Rhythmus in Erinnerung gerufen.
- Erinnerungen je Vorgang aktivierbar
- Tonalität und Zeitpunkte anpassbar
- Jederzeit pausierbar durch die Kanzlei
Strukturierte Übersicht
Alle Vorgänge an einer Stelle – nach Status sortiert statt über Postfächer verteilt.
- Neue Anfragen
- Unvollständige Vorgänge
- Vollständige Vorgänge
- Überfällige Rückmeldungen
Nutzen
Was sich für Ihre Kanzlei verändert
Wir versprechen keine Prozentwerte. Die folgenden Punkte beschreiben, worauf das Konzept ausgelegt ist.
Weniger wiederholtes Nachfassen
Erinnerungen an offene Unterlagen laufen strukturiert statt einzeln per E-Mail und Telefon.
Vollständigere Unterlagen
Der Vorgang zeigt von Beginn an, welche Nachweise zu diesem Anliegen gehören.
Einheitliche Abläufe
Jede Anfrageart folgt demselben Weg – unabhängig davon, wer sie annimmt.
Weniger manuelle Übertragung
Angaben werden strukturiert erfasst statt aus Nachrichten zusammengesucht.
Bessere Mandantenerfahrung
Mandanten wissen jederzeit, was von ihnen benötigt wird und was bereits vorliegt.
Transparente Bearbeitungsstatus
Der Stand eines Vorgangs ist im Team sichtbar, ohne dass jemand nachfragen muss.
Mehr Zeit für Beratung
Administrative Schritte binden weniger Kapazität – die frei wird für fachliche Arbeit.
Weniger Rückfragen. Vollständige Unterlagen. Mehr Zeit für Beratung.
Demo anfragenSicherheit, Datenschutz & verantwortungsvolle KI
Wie wir mit Mandantendaten umgehen wollen
Der folgende Abschnitt beschreibt den geplanten technischen und organisatorischen Ansatz. Er beschreibt eine Absicht, keinen geprüften oder zertifizierten Zustand.
Geplanter Ansatz
- Hosting in der EU beziehungsweise in Deutschland, soweit möglich
- Verschlüsselte Übertragung aller Daten
- Gesicherte Ablage hochgeladener Dokumente
- Getrennte Datenbereiche je Kanzlei
- Rollen und Zugriffsrechte innerhalb der Kanzlei
- Protokollierung wichtiger Aktionen
- Konfigurierbare Löschfristen
- Zeitlich begrenzte und widerrufbare Upload-Links
- Keine Nutzung von Mandantendaten für das Training von KI-Modellen
- Keine vertraulichen Dokumente in gewöhnlichen E-Mail-Anhängen
- Menschliche Prüfung aller KI-Vorschläge
Verantwortungsvoller Einsatz von KI
- Der Assistent erteilt keine individuelle steuerliche Beratung.
- KI trifft keine verbindlichen fachlichen Entscheidungen.
- Fachliche Rückmeldungen an Mandanten werden von Menschen geprüft und freigegeben.
Pakete
Drei Ausbaustufen – abgestimmt auf die Größe Ihrer Kanzlei
Die Pakete beschreiben den geplanten Leistungsumfang. Der konkrete Zuschnitt wird im Gespräch festgelegt.
Starter
Für kleinere Kanzleien
Der geführte Mandantenprozess mit Checkliste und Upload-Konzept.
Auf Anfrage
- Formulare für Mandantenanfragen
- Persönliche Unterlagen-Checklisten
- Konzept für den Dokumenten-Upload
- Automatische Eingangsbestätigung
- Empfohlen
Professional
Für wachsende Kanzleien
Zusätzlich Erinnerungen, Kanzleiübersicht und KI-gestützte Dokumenterkennung.
Auf Anfrage
- Alle Leistungen aus Starter
- Automatische Erinnerungen
- Übersicht für die Kanzlei
- KI-gestützte Dokumenterkennung
- Mehrere Mitarbeitende
- Anpassung an Ihr Kanzlei-Erscheinungsbild
Individual
Für größere Kanzleien
Individuelle Abläufe, mehrere Standorte und eigene Sicherheitsanforderungen.
Auf Anfrage
- Individuelle Workflows
- Mehrere Standorte
- Zusätzliche Schnittstellen
- Individuelle Sicherheitsanforderungen
- Persönliches Onboarding
Über uns
AutomateWerk – Automatisierungspartner für Steuerkanzleien
AutomateWerk entwickelt Abläufe für die Zusammenarbeit zwischen Steuerkanzleien und ihren Mandanten. Statt allgemeiner Automatisierung arbeiten wir an einem klar umrissenen Ausschnitt: dem strukturierten Erheben von Informationen und Unterlagen und deren Aufbereitung für die Kanzlei.
Von AutomateWerk zu ergänzen. Angaben zu Team, Gründung, Standort und Referenzen sind bewusst nicht enthalten. Sie werden ergänzt, sobald sie belastbar sind.
Prozessverständnis
Wir betrachten den Ablauf aus Sicht der Kanzlei und aus Sicht des Mandanten.
Automatisierung
Wiederkehrende Schritte werden systematisch abgebildet statt einzeln erledigt.
Klare Mandantenerfahrung
Der Weg für Mandanten bleibt einfach, verständlich und nachvollziehbar.
Verantwortungsvolle KI
KI unterstützt beim Ordnen und Prüfen – entschieden wird in der Kanzlei.
Branchenfokus
Wir arbeiten ausschließlich für den Kontext deutscher Steuerkanzleien.
FAQ
Häufige Fragen
Antworten auf die Fragen, die uns im Gespräch mit Kanzleien am häufigsten begegnen.
Nein. Der Assistent erhebt Informationen und Unterlagen und bereitet sie strukturiert auf. Er gibt keine steuerliche Beratung und trifft keine fachlichen Entscheidungen. Jede Beratungsleistung erfolgt durch Ihre Kanzlei.
Vorgesehen sind unter anderem: neuer Mandant, Einkommensteuererklärung, Finanzbuchhaltung, Jahresabschluss, Einstellung eines Mitarbeiters, Änderung bei bestehenden Mitarbeitern sowie eine allgemeine Anfrage. Weitere Anfragearten lassen sich ergänzen.
Das Konzept sieht keinen klassischen Registrierungsprozess vor. Mandanten erhalten einen persönlichen, zeitlich begrenzten Link zu ihrem Vorgang. Die endgültige Ausgestaltung wird gemeinsam mit der Kanzlei und im Rahmen der datenschutzrechtlichen Prüfung festgelegt.
Ja. Erinnerungen sind als steuerbare Funktion vorgesehen: Ihre Kanzlei kann Zeitpunkte und Tonalität anpassen und Erinnerungen je Vorgang pausieren oder deaktivieren.
Vorgesehen sind eine verschlüsselte Übertragung, eine gesicherte Ablage, getrennte Datenbereiche je Kanzlei, Rollen und Zugriffsrechte, die Protokollierung wichtiger Aktionen sowie konfigurierbare Löschfristen. Vertrauliche Dokumente sollen nicht als gewöhnlicher E-Mail-Anhang versendet werden.
Nein. Eine DATEV-Integration besteht heute nicht. Sie kann zu einem späteren Zeitpunkt geprüft werden; die Architektur kann so angelegt werden, dass künftige Schnittstellen möglich sind. Eine Prüfung oder Freigabe durch DATEV besteht nicht.
Ja. Anfragearten, Rückfragen und Checklisten sind als anpassbare Bestandteile vorgesehen, damit sie zu den Abläufen Ihrer Kanzlei passen.
KI kann Dokumentarten und Steuerjahre erkennen, Namen und Zeiträume auslesen, Dubletten erkennen sowie mögliche fehlende Seiten oder unpassende Dokumente markieren. Alle Ergebnisse sind Vorschläge. Unklare Fälle werden gekennzeichnet und in der Kanzlei geprüft.
Die endgültige technische Umsetzung, die Datenschutzdokumentation einschließlich Auftragsverarbeitung und Löschkonzept sowie die berufsrechtlichen Anforderungen müssen von qualifizierten deutschen Datenschutz- und Berufsrechtsexperten geprüft und freigegeben werden.
Diese Website ist vollständig zweisprachig. Auch der Mandanten-Assistent ist zweisprachig vorgesehen, damit Kanzleien internationale Mandanten in derselben Struktur betreuen können.
Demo & Kontakt
Testen Sie, wie viel Zeit Ihre Kanzlei bei der Unterlagenbeschaffung sparen kann.
Wir zeigen Ihnen den geführten Mandantenprozess anhand einer konkreten Anfrageart Ihrer Wahl und besprechen, wie er zu Ihren Abläufen passt.
- Strukturierte Mandantenanfragen
- Automatische Unterlagen-Checklisten
- Weniger manuelle Rückfragen